Tot i que existeix el deure de conservació de factures i documents justificatius de les relacions professionals o empresarials que les han generat (4 anys des de la finalització de l’exercici fiscal en el qual s’han produït els ingressos), no existeix una normativa específica que determini quin és el període durant el qual els professionals han de conservar la documentació dels encàrrecs en els quals han intervingut i que ja han finalitzat.

No obstant això, atesos els terminis de garantia i exercici d’accions previstos per la LOE –garantia màxima de 10 anys des de la finalització; i termini per exercir accions legals de 2 anys des del descobriment del defecte– el mínim prudent per conservar tota la documentació d’un treball serien 12 anys, si bé des de l'Assessoria Jurídica del COAC aconsellem que la conservació tant del projecte com de tota la documentació generada s’allargui a 15 anys des del Certificat Final d'Obra.

En el cas d'encàrrecs no sotmesos a la LOE, en canvi, un bon referent per guardar la documentació durant un temps jurídicament raonable serien 5 anys des del final de l’any en què vam finalitzar el treball.

Pel que fa a quins documents conservar, aconsellem custodiar tota la documentació que pugui resultar rellevant si en un futur patim una reclamació de responsabilitat civil, com és el cas dels contractes amb client i col·laboradors, estudis previs o complementaris, llibre d’ordres, actes o altra documentació rellevant de direcció d’obra, certificats..., així com la documentació que hàgim tramitat per compte del client o que el client ens hagi lliurat per fer la nostra feina.

Per a informació més detallada, consulta el document informatiu elaborat per l'Assessoria Jurídica del COAC [2] (cal estar col·legiat).